突然の会議や差し入れに飲み物を買うとき、自販機でやむを得ずポケットマネーを出している人も多いのではないでしょうか。
今回は、自販機から買った飲み物に領収書は発行できないのか・経費にすることはできないのかを調べてみました。
自販機で買った飲み物は会社の経費になるのか？
県をまたぐような長距離出張の時、ついつい飲みたくなって買った自販機の飲み物
ホテルでの面接・会議のときに相手に出すお茶がなくて、とっさに買った自販機の飲み物
工事現場で働いている人が、水分補給のために買った、自販機の飲み物
これらをポケットマネーで支払っていた人は、ふと領収書が手に入らないかなと思った経験があると思います。
そこで、今回は
- そもそも自販機で買った飲み物は経費で落ちるのだろうか？
- 自販機で買った飲み物に領収書は発行されるのだろうか？
この2つの疑問を解決していこうと思います。
自販機で買った飲み物は経費で落とされるの？
自販機で買った飲み物は、経費で落ちます。
ただ、自販機で買った飲み物には「領収書」が付いてきませんので、お金を使った証明をしなければいけません。
そこで必要になるのが「出金伝票」
出金伝票とは、領収書などが発行されず、お金を使ったことを証明できない取引などを、証明するために使うものです。
そのため、現場の人に飲み物を差し入れしたり、会議で自販機の飲み物を頻繁に購入する人は、出金伝票を用意しておくと、とっさの必要経費をポケットマネーで処理しなくて済むようになります。
余談ですが、この出金伝票（領収書をもらい忘れた際の代わりとしても使える）ので、うっかり出張時のランチで領収書をもらい忘れたときにも使えます。
仕事上、頻繁に経費を使う人は、うっかり領収書をもらい忘れたとき、ポケットマネーで対処しなくてはいけないときもあるでしょうから、用意しておいて損をすることはありません。
※領収書をもらったほうが、確実な証明となりますので、領収書がもらえる場合は、極力もらうようにしましょう。
出金伝票の書き方を覚えておこう
とっさに必要になった飲み物代を経費で落とす場合に必要な出金伝票ですが、この出金伝票は「仕事において必要な経費だったと証明できるものでないといけません。」
また、この経費は、簿記上で、勘定科目として処理をする必要があります。
そのため、きちんとした書き方を事前に把握しておきましょう。
出金伝票の記入に必要な内容は主に以下のものとなります。
日付・金額＝〇月〇日 160円
お金を使った相手 ○○様・○○会社〇名
内容（目的）出張先での会議のお茶出し
これらを出金伝票に書き留めておかなくてはいけません。
会議や来客時のお茶出し費用は「会議費・接待交際費など」として処理できますので、このようにお金を使った内容（目的）はきちんと明記しておきましょう。
可能であれば、経理担当者や上司に経費として扱われるか聞いたほうがいいかも
仕事時に、従業員に自販機でジュースを買ってあげた場合「福利厚生費」
会議のお茶出しとして、自販機でお茶を買った場合「会議費」
出張時の長距離運転時に購入した自販機の飲み物「旅費日当」
といった、勘定科目で消化することが可能です。
ですが、経費で落としてもらうということは「会社のお金を使う」ということですので、可能であれば、事前にこのような理由で自販機で飲み物を買いたいのですが、経費で落としてくれますか？
と、確認を取っておいたほうがいいかもしれません。
特に、長距離運転の際に、飲み物が欲しかったという理由で買った自販機の飲み物は「旅費の日当」として処理してもらえる可能性はありますが、会社側としては、このようなことに会社のお金を出したくないと判断されるかもしれません。
自販機で買った飲み物は経費にすることは可能ですが、会社が納得できる費用でないと、トラブルを生む原因につながるかもしれないので、注意が必要です。
自販機で買った飲み物に領収書は発行されるのか？
出金伝票より、取引の証明性の強い領収書ですが、自販機で買ったものに、領収書を発行できるといった情報は見つかりませんでした。
自販機買った飲み物を経費にする際には確認を
差し入れを頻繁にする人や来客が来るたびに自販機に走って飲み物を買いに行っている人は、これからは「出金伝票」を用意しておくといいですね。
ですが、会社のお金で自販機の飲み物を買う際には、トラブルが起きないよう、事前に了承を取ることを意識しておいてください。
